Ska kolla protokoll

Dokumentation handlar om att föreningen ska ha ett gemensamt minne.

Hur man tar mötesprotokoll: Exempel och mötesprotokollmall

Det är viktigt för att beslut, lärdomar och erfarenheter ska vara tillgängliga för alla i föreningen. Utan det blir det svårare för föreningen att utvecklas och misstag riskerar att upprepas. Den viktigaste dokumentationen är protokollet. Eftersom det är på årsmöten och styrelsemöten de stora besluten tas ska det finnas ett protokoll från alla dessa möten. Det är bra att ta anteckningar på andra möten också men kraven är inte lika höga som på exempelvis årsmötesprotokoll.

Protokoll exempel Över.

Hur skriver man protokoll bostadsrättsförening Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats av styrelsen.

Skriva protokoll mall Spara protokoll Samla alla justerade protokoll i en pärm och på ett säkert ställe för att lätta kunna gå tillbaka och kolla om det behövs.

Innan ni fattar beslut fundera på om någon som inte var på mötet utan problem kan förstå beslutet utan att någon förklarar det för hen. Först då är beslutet tillräckligt tydligt. När banken eller en bidragsgivare vill se ett protokoll på beslutet om firmatecknare kan ni göra ett protokollsutdrag med enbart den punkten där det beslutet är med på tillsammans med datum och underskrifter.

Den som skriver protokollet brukar kallas sekreterare. I vissa styrelser är det samma person som alltid skriver och i vissa så byts man av så att alla får testa på.

Tänk på det här under lägenhetsbesiktningen: Då ska du inte underteckna värdens protokoll

För att ett protokoll ska vara giltigt måste det vara justerat. Det betyder att mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren kollar igenom och skriver på för att intyga att allt som står stämmer överens med vad ni beslutade. Vilka dessa är väljs precis i början av mötet. Mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren ska skriva under protokollet med sina initialer på alla sidor och med fullständigt namnteckning och namnförtydligande på sista sidan.

Samla alla justerade protokoll i en pärm och på ett säkert ställe för att lätta kunna gå tillbaka och kolla om det behövs. Spara också protokollet digitalt. Låt andra få veta vad du precis läst. Dela den här sidan med dina vänner. Skriva protokoll Dokumentation handlar om att föreningen ska ha ett gemensamt minne. Varför är protokoll viktiga?

Tydlighet Protokoll skapar tydlighet eftersom en vet vilka beslut som har fattats och vad som ska göras. Onödiga konflikter kan undvikas som annars kan uppstå för att folk inte minns vad som sagts och bestämts. Kontroll Protokoll bidrar till att skapa öppenhet och demokrati i en förening.

Styrelsemöte

Det visar att besluten fattats på ett demokratiskt sätt och det finns kvar även om personer slutar Historia Att ha koll på sin organisations historia är viktigt för att kunna utvecklas och inte upprepa misstag. Protokollen bidrar till att kunskap och information förs över till de nya personerna när andra slutar. Det kan också visa vilka som röstade på vad och om någon reserverade sig mot ett beslut.

Beslutsprotokoll är oftast den vanligaste typen av protokoll. Diskussionsprotokoll Detta visar också hur diskussionen gick under mötet, vilka alternativ eller olika åsikter som fanns och om det kom upp nya förslag. Hur mycket detaljer om diskussionen som tas upp i protokollet kan variera. Vad passar er bäst? Vilka är fördelarna och nackdelarna med de båda sätten?

Det är bra om ni använder en mall för protokollen så att de ser enhetliga ut. Vad ska ett protokoll innehålla? Vem har möte? Vilken grupp? Skriv ut fullständigt namn.